Microsoft OneNote existe desde hace unos 15 años y es una de las aplicaciones de toma de notas más potentes. Dicho esto, ha ido perdiendo clientes frente a la competencia de forma gradual. Uno de ellos es Evernote, que fue el hijo predilecto de Silicon Valley hasta que la controversia llegó a los titulares. La historia estaba esperando para repetirse. Evernote comenzó a perder clientes ante un nuevo actor en el mercado llamado Notion.
Últimamente, OneNote se ha reforzado con nuevas características y es especialmente preferido por aquellos que están arraigados en el ecosistema de Microsoft y utilizan Office 365.
Notion pretende traer lo mejor de ambos mundos ofreciendo un nuevo diseño basado en bloques que se puede utilizar como aplicación para tomar notas, herramienta Kanban y lista de tareas por hacer.
Veamos si Notion es todo lo que dice ser y si puede reemplazar a OneNote para siempre.
Tabla de contenidos
1. Interfaz de usuario y diseño
Tanto OneNote como Notion vienen con un diseño limpio donde las notas y otros elementos son fácilmente accesibles. OneNote adopta un enfoque de cuaderno en el que puede crear notas que descansan en secciones que se almacenan en el interior de los cuadernos. Una forma milenaria de tomar notas, digitalizada para el mundo moderno.
Notion adopta un enfoque diferente. En lugar de cuadernos y secciones, hay páginas donde se pueden crear bloques (más adelante). Puede ver las páginas desde la barra lateral, de forma similar al funcionamiento de la mayoría de las aplicaciones de toma de notas.
OneNote para móviles carece de barra lateral. Típicamente, usted tiene que elegir un cuaderno y desglosar desde las secciones hasta las notas. Esto lo hace engorroso y requiere mucho tiempo.
Notion tiene una práctica barra lateral que facilita el salto entre páginas y notas sin demasiados toques para ir y venir. Por otro lado, las opciones de búsqueda y otras opciones se colocan en la parte superior en lugar de en la parte inferior, lo que dificulta el acceso.
2. Tomar notas
OneNote le permite crear notas en una variedad de formatos como notas de texto, audio e imagen. Estas notas se pueden etiquetar y archivar en secciones y cuadernos y se pueden buscar en todos los dispositivos. Hay extensiones de navegador que puede utilizar para recortar páginas web o parte de ellas.
Notion adopta un nuevo enfoque que permite crear páginas dentro de las cuales se pueden crear bloques. Estos bloques pueden ser texto, audio, tabla, galería, tabla de estilo Kanban, video, código, wikis y más. Esto abre muchas posibilidades y ofrece muchas maneras de personalizar su flujo de trabajo. Además, no hay límite a la profundidad de las páginas como una página dentro de una página y así sucesivamente.
Cada bloque en Notion se puede mover libremente dentro y fuera de la página. Luego hay plantillas para tomar notas como base de conocimientos, listas de tareas, proyectos e incluso bases de datos. Útil para los novatos que pueden encontrar tantas opciones y flexibilidad abrumadoras y confusas. Cada bloque dentro de una página es enlazable a otros bloques o páginas.
En lugar de bloques, OneNote tiene párrafos que se pueden vincular internamente a otros párrafos, notas, secciones y cuadernos. Sin embargo, no hay plantillas (todavía existen en la versión OneNote 2016) y el número de opciones a la hora de crear diferentes tipos de notas es limitado en comparación con Notion.
3. Características poco comunes
OneNote viene con una calculadora integrada. Simplemente escribe fórmulas matemáticas simples como 3+3-4 en cualquier parte de la nota y OneNote te responderá. Con OneNote, sólo se pueden profundizar dos niveles, lo que significa Cuadernos > Secciones > Notas. OneNote admite el reconocimiento de escritura a mano y puede convertirlas en notas que pueden ser divertidas y útiles, especialmente si eres del tipo creativo.
OneNote admite muchas fuentes, mientras que Notion admite iconos. Con Notion, no hay límite a la profundidad a la que puede llegar al crear páginas dentro de las páginas. Esta forma de jerarquía no se conoce en ninguna otra aplicación de toma de notas.
4. Privacidad y seguridad
Puedes proteger con contraseña las secciones de OneNote y todas las notas contenidas en esa sección se cifrarán. Microsoft señala que si pierde la contraseña, ni siquiera el soporte técnico de Microsoft puede acceder a estas notas o ayudarle a recuperarla. Microsoft utiliza cifrado AES-128 bit para proteger OneNote.
Hace tiempo, cuando estaba probando Notion para uso personal y estaba preocupado por cómo maneja la seguridad, encendí un tweet y recibí una respuesta del equipo de Notion. Están cifrados en reposo y en tránsito, pero no de extremo a extremo y no ofrecen 2FA ni la capacidad de cifrar páginas o bloques en este momento. Eso no es bueno en mi opinión. Puede que estas opciones aparezcan en el futuro.
5. Integraciones, plataformas y precios
Microsoft OneNote para Windows 10 es completamente gratuito y viene preinstalado con Windows 10. También puede utilizar la misma versión con las versiones Office 365 y Office 2019. OneNote se integra con todas las aplicaciones de Office como Word, Excel, Skype, etc., pero las aplicaciones de terceros se quedan completamente.
Tenga en cuenta que las suscripciones a Office 365 tienen la función Researcher en OneNote, de la que carece la versión gratuita. El Investigador te permitirá buscar en Bing citas, referencias y otros materiales dentro de OneNote.
Tanto OneNote como Notion están disponibles para Windows, Mac, Android e iOS y tienen una extensión Chrome. Notion deja fuera a Firefox por alguna razón, pero OneNote no.
Notion es libre hasta para 1000 bloques, lo que debería ser lo suficientemente bueno para un uso moderado. Después de eso, se le cobrará $4/mes. Notion se integra con muchas aplicaciones como Slack, Unsplash, etc. pero no tiene una página dedicada con una lista de aplicaciones por alguna razón.
Tengo una idea
Notion se está posicionando como un cruce entre las aplicaciones de toma de notas (OneNote), listas de tareas (Todoist), Kanban (Trello), calendario (Google Calendar) y aplicaciones de gestión de bases de datos (Airtable). Es un buen concepto. Además, estoy cansado de pasar de una aplicación a otra para hacer un seguimiento de mi trabajo y mi vida personal.
Notion es poderosa y adecuada para los usuarios avanzados. Dicho esto, la seguridad todavía no ha llegado, pero soy optimista. También creo que cualquier cosa que quieras mantener en privado y oculta debe ser anotada en un papel. Las políticas de privacidad pueden cambiar en cualquier momento.
OneNote sigue siendo increíble y ofrece la mayoría de las funciones que necesitarías de una aplicación para tomar notas. Como se mencionó anteriormente, OneNote es una necesidad para aquellos que se encuentran en el ecosistema de Microsoft.
