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Formularios de Microsoft vs. formularios de Google: Lo que es mejor para encuestas y sondeos

Hasta hace unos años, Google Forms era el servicio de facto para crear encuestas y sondeos. Su interfaz fácil de entender era popular entre la gente que no estaba muy familiarizada con el lado técnico de las cosas. En septiembre de 2018, Microsoft lanzó Microsoft Forms, un servicio para crear encuestas, sondeos y cuestionarios.

Por lo tanto, sólo tiene sentido comparar tanto los servicios como la cifra que mejor se adapte a sus necesidades. Así que nos enfrentaremos entre nosotros para comparar sus características y sus actualizaciones. Comenzaremos con las características comunes y luego pasaremos a las poco comunes.

Que comience la guerra entre Microsoft Forms y Google Forms.

Características comunes

Las funciones principales de Google Forms y Microsoft son más o menos las mismas y vamos a echarles un vistazo.

Tipos de preguntas y respuestas

Diversas opciones y características son las que separan un buen servicio de uno excelente. Google Form toma la delantera ya que proporciona una variedad de tipos de preguntas. Desde respuestas de opción múltiple y casillas de verificación hasta escalas lineales y respuestas basadas en texto, ofrece mucho.

Estos diversos elementos hacen que sea conveniente crear una variedad de cuestionarios y formas. Simplemente haga clic en esos elementos para agregarlos. Además, puede separar fácilmente un único formulario en varias secciones o añadir lógica condicional. En resumen, hay una gran variedad de opciones para satisfacer todas sus necesidades.

Es triste decir que los tipos de respuesta en Microsoft Forms son bastante limitados. Usted obtiene sólo seis opciones que incluyen Múltiples opciones, Texto, Calificaciones y otros.

Aunque Microsoft Forms no tiene el soporte para secciones separadas, le permite agregar lógica condicional, comúnmente conocida como Branching.

La ramificación no es visible fácilmente, y tendrá que añadirla desde el menú de tres puntos.

Compartir y colaborar

Cuando se trata de crear cuestionarios y encuestas en Microsoft Form, necesitará un ID de Microsoft activo. Afortunadamente, cualquier persona con un vínculo puede responder a ellos. Y en lo que respecta a compartir, puedes compartir el enlace directamente con los usuarios o enviárselo por correo electrónico. También puede incrustar el formulario en cualquier página web.

Además, la versión estándar limita algunas de las características. Por un lado, no puede restringir la audiencia a las personas de su organización a menos que tenga una suscripción a Office 365 Educación o a Office 365 Comercial. Del mismo modo, no puede añadir colaboradores si está en la versión estándar.

Google Forms también admite funciones de uso compartido similares: puedes enviar el enlace por correo electrónico o compartirlo directamente. Pero la característica (gratuita) que roba el foco de atención es Añadir Colaboradores. Puedes añadir a cualquiera que tenga una dirección de correo electrónico que funcione como colaborador.

También puede editar su acceso o impedir que agreguen más personas como colaboradores.

Plantillas

Una de las razones principales por las que utilizo los formularios de Google es su gama de plantillas. Desde la creación de una encuesta basada en texto plano hasta la creación de una elegante tarjeta de invitación, casi todo es manejable con esta sencilla herramienta. Todo lo que se necesita es hacer clic en la Galería de Plantillas, y las plantillas disponibles se mostrarán ordenadamente.

Y manteniéndose fieles al concepto de plantillas, tienen preguntas preestablecidas. Tendrás que añadir o modificar el tipo de respuesta o añadir algunas preguntas más, y eso es todo.

Al contrario, Microsoft Forms se esfuerza por mantenerse en pie cuando se trata de plantillas. En el momento de escribir este artículo, sólo vi tres tipos: Formularios, Cuestionarios e Invitaciones a Fiestas.

Los usuarios pueden modificar estas plantillas para adaptarlas a sus necesidades. Por lo tanto, si usted ha visualizado su forma para que se vea de cierta manera, tendrá que invertir su tiempo y energía. No hay presets que te ayuden con ellos.

Temas en abundancia

Lo que Microsoft Forms pierde en forma de Plantillas, trata de compensarlo con temas. En pocas palabras, tiene suficientes temas gráficos en una variedad de atractivos matices. Y lo mejor es que Microsoft Forms aplica el tema a todo el formulario para mejorar el aspecto general del formulario.

A diferencia de ello, el enfoque de Google sobre los temas parece un poco anticuado. Se obtienen los mismos viejos temas de color pastel, y sólo el color primario se aplica a la parte superior. Duh.

Afortunadamente, ambos servicios le permiten subir imágenes personalizadas. Mientras Microsoft pinta todo el fondo, Google sólo lo aplica a las cabeceras.

Incrustación de vídeo y otros medios

¿Incluye a menudo vídeos y fotos en sus encuestas y sondeos? En caso afirmativo, es posible que desee unirse a Google Forms. Aunque los formularios de Microsoft permiten añadir vídeos e imágenes, sólo se pueden hacer como parte de las preguntas. No puede incluirlos entre preguntas o como una sección separada.

Mientras que puede servir el propósito para muchos, pero cuando se trata de crear invitaciones de cumpleaños o de fiestas, resulta ser una limitación seria.

Curiosamente, los formularios de Google le permitirán insertar imágenes como parte de las preguntas. Además, puede añadir vídeos en una sección separada. Por lo tanto, si desea que su formulario comience con un hermoso video antes de llegar al negocio real, es posible.

Ambos servicios permiten añadir URLs e imágenes de YouTube desde su ordenador.

Características poco comunes:

Código QR

Tanto si se trata de la interfaz sin desorden como del tema basado en gráficos, Microsoft Forms tiene un toque ligeramente moderno. Una parte de este look chic es la inclusión de una opción de compartición basada en QR.

Con él, puede compartir un código QR con sus encuestados, lo que hace que sea increíblemente fácil para los usuarios de tabletas y usuarios móviles responder.

Además, los topógrafos pueden descargar el código QR o añadirlo en los correos electrónicos para que sea fácilmente accesible.

Carga de archivos

Si eres un usuario habitual de Google Forms, es posible que recuerdes que la función de carga de archivos no fue una característica común hasta 2016. Esta característica esencial hace que sea sencillo llevar un registro de las tareas de la universidad/escuela. Al igual que con la mayoría de los servicios de Google, los pasos son fáciles de entender.

Como se habrá dado cuenta, Microsoft Forms carece de esa capacidad, por lo que resulta inutilizable para enviar tareas o cualquier encuesta que necesite verificación de documentos.

En el momento de escribir este artículo, muchos usuarios compartieron sus comentarios sobre el mismo en UserVoice. Según el equipo, Microsoft está trabajando en la actualización.

Soporte integrado para hojas de cálculo

Ambos servicios tienen soporte para hojas de cálculo. Google Forms soporta Hojas, y MS Forms soporta MS Excel. La diferencia está en la forma en que realizan la tarea de enlazar las hojas de cálculo. La buena noticia es que Google Forms almacena todo en la nube. Simplemente puntee en el botón Ver respuestas en las hojas y la hoja correspondiente se abrirá de inmediato.

Aunque puede importar fácilmente los datos del formulario a Microsoft Excel, necesitará descargar la hoja de cálculo a su sistema. Una vez más, su sistema debe tener un Office Suite activo para abrirlo.

En el peor de los casos, si su sistema no tiene uno, tendrá que conformarse con los datos de la pestaña Respuestas.

Validación de respuestas

En 2018, Google publicó una actualización para la validación de respuestas que comprobará las respuestas antes de enviarlas. Por lo tanto, si los creadores sólo quieren una dirección de correo electrónico o una URL, pueden especificar la misma al crear el cuestionario, y se encargarán de ello.

Además, existe la opción de validar las respuestas y los números basados en texto.

Por ahora, Microsoft Forms sólo le permite validar números. Le proporcionará la opción general de mayor que, menor que, etc.

Recopilación de direcciones de correo electrónico

Google Forms tiene una pequeña función que le permite recopilar las direcciones de correo electrónico de los encuestados de su formulario.

No es una opción obligatoria, y los fabricantes pueden optar por utilizarla cuando sea necesario.

Interfaz: Facilidad de uso

Cuando se trata de formularios de Google, la interfaz me parece un poco anticuada. Quiero decir que encontrarás todos los elementos y características necesarias, pero la impresión general es la de un sistema que no ha sido actualizado en mucho tiempo (en términos de apariencia).

Por el contrario, aunque Microsoft Forms carece de ciertos elementos, se ve chic y moderno, en parte debido al uso de colores atractivos y gráficos limpios.

Pero cuando se trata de accesibilidad, Google Forms es el ganador. Todas las herramientas están cuidadosamente separadas en secciones. Lamentablemente, el aspecto sin desorden de Microsoft también puede terminar confundiendo a la gente, especialmente si son nuevos en el tema.

La opción de añadir ramas está oculta en el menú de tres puntos, al igual que la opción de añadir imágenes/videos.

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