Explicación de los permisos de uso compartido de Google Drive: Una guía detallada

Google Drive, el servicio de almacenamiento en la nube, es una herramienta excepcional. Te permite guardar varios tipos de archivos en la nube y también compartir estos archivos y carpetas con otros. Esto significa que puedes colaborar fácilmente con otros utilizando Drive.

Sin embargo, Drive alberga varios tipos de archivos como documentos, formularios, hojas de cálculo, etc., y la forma en que compartimos estos archivos también varía. Por ejemplo, uno le daría permisos de edición de un archivo a un amigo, pero lo pensaría dos veces antes de dárselo a una persona desconocida.

Para facilitarte un poco el proceso de uso compartido, aquí te presentamos una guía detallada sobre el proceso de uso compartido de Google Drive y sus permisos. Echemos un vistazo.

Tipos de archivos y carpetas compartidos en el disco duro de Google

Hay tres formas de compartir archivos y carpetas en la unidad.

1. Compartir con los contactos

Si la persona está en tus contactos de Google, puedes simplemente introducir su nombre en la opción disponible, y se le notificará por correo electrónico. El método funciona también para los contactos que no son de Google si están en tu lista de contactos.

2. Compartir a través de un enlace

A veces, queremos compartir un archivo con una persona que no está en nuestra lista de contactos, como el nuevo cliente. En tales situaciones, puede generar el enlace y luego compartirlo con otros. Cualquier persona con el enlace puede tener acceso al archivo compartido.

3. 3. Publicar archivos en Internet

Los archivos de herramientas como Google Docs, Hojas, Diapositivas y Formularios se pueden incrustar en los sitios web para que cualquiera pueda verlos. Este es el tercer tipo de uso compartido permitido por Google Drive que se conoce como Public en la web.

Nota : Todos los métodos pueden ser usados para compartir archivos con cuentas que no sean de Google.

Tipo de permisos

Hay tres tipos de permisos ofrecidos por Drive.

1. Puede editar

Este permiso se establece de forma predeterminada cuando comparte archivos con sus contactos utilizando el primer método mencionado anteriormente. Con este permiso, otras personas que tienen acceso a los archivos pueden editarlos, es decir, hacer cambios en ellos. Además, es muy importante tener en cuenta que también pueden compartir el archivo con otras personas.

En el caso de las carpetas, encontrará el permiso «Puede organizar, añadir y editar». Es decir, otras personas pueden realizar todas las tareas de edición y organización de los archivos presentes dentro de la carpeta, tales como añadir, editar, eliminar y mover archivos.

Nota: Cuando se comparte con contactos que no son de Google, el permiso predeterminado se establece en Sólo ver.

Utilice este permiso cuando desee colaborar con otros y cuando confíe en las personas con las que comparte los archivos. Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto de la universidad con tus amigos.

2. Can View

Como es obvio, con este permiso, los demás no tendrán los derechos para editar ningún archivo individual. Sólo pueden abrir y ver los archivos dentro de la carpeta y no hacer ningún cambio en ellos. Tampoco pueden compartir los archivos con otros.

Utilícelo cuando sólo quiera que otros vean los datos. Por ejemplo, puede utilizarse para compartir una carpeta que contenga imágenes. De esta manera, otros pueden ver fácilmente las fotos sin necesidad de borrarlas o modificarlas de ninguna manera.

Nota: Cuando compartes carpetas con los permisos de vista o edición, lo mismo se aplica a todos los archivos de las mismas. Pero, si quieres, puedes cambiar los permisos para archivos individuales.

3. Puede Comentario

Disponible sólo para los archivos, este permiso es una versión modificada del permiso de Ver, ya que permite a los demás añadir comentarios y sugerencias. Sin embargo, no pueden editar el archivo ni compartirlo con otros. Se puede decir que tiene más derechos que el permiso de Ver pero menos que el de Editar.

Cómo compartir archivos de Google Drive en equipos y aplicaciones móviles

Empecemos con el escritorio primero.

Computadora

Los pasos varían según los diferentes tipos de compartición.

Compartir con los contactos

En el escritorio, abra la unidad y haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo que desea compartir. A continuación, seleccione Compartir en el menú.

En el cuadro emergente, escriba las iniciales del contacto con el que desea compartir el archivo. Google mostrará automáticamente los contactos similares. Selecciona uno. Encontrarás el cuadro de permiso justo al lado del cuadro de correo electrónico. Haz clic en ella para elegir el permiso necesario.

Generar Enlace Compartible

Para generar un enlace compartido, hay dos métodos.

En el primer método, haga clic en la opción Obtener enlace compartido en el cuadro emergente anterior.

En la siguiente pantalla, verá el enlace con la posibilidad de establecer el permiso. Copie el enlace y péguelo donde sea necesario. Clic en el cuadro de permiso para cambiar el permiso.

En el segundo método, haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo de la unidad y seleccione Obtener enlace para compartir. Se abrirá un cuadro. Haga clic en Configuración de compartición para modificar los permisos.

Hacer públicos los archivos

Para incrustar archivos, siga cualquiera de los dos métodos mencionados anteriormente para generar un enlace compartido. En el cuadro Compartir con otros, haga clic en el cuadro de permiso y seleccione Más.

En la siguiente pantalla, seleccione la opción Público en la web.

Aplicaciones móviles

A continuación se explica cómo compartir archivos en Android y en iPhone.

Compartir con los contactos

Paso 1: Abre el archivo que quieres compartir y toca el icono de tres puntos en la esquina superior derecha. Selecciona Compartir y exportar en el menú.

Paso 2: Pulse en Compartir y escriba el nombre del contacto. A continuación pulse sobre el botón Enviar en la parte superior.

Obtener Enlace Compartible

Para generar un enlace que se pueda compartir, siga el paso 1 y luego seleccione Compartir enlace en el menú. El enlace se copiará en el portapapeles. Una vez que tengas el enlace, pégalo donde sea necesario, por ejemplo, en WhatsApp. Para copiar el enlace en el futuro, sigue el paso 1 y selecciona Copiar enlace en el menú.

Alternativamente, toque el icono de tres puntos presente debajo del nombre del archivo en la pantalla de inicio de la aplicación y seleccione la opción requerida.

Cambiar y Revocar los Permisos de Compartimiento

Una vez que haya compartido los archivos o carpetas con otros, no significa que no pueda cambiar su permiso.

Así es como se hace.

Computadora

Paso 1: Haz clic con el botón derecho del ratón en el archivo o carpeta compartida y selecciona Compartir en el menú.

Paso 2: Para desactivar el uso compartido de enlaces o cambiar el permiso, haz clic en el cuadro «Cualquiera con el enlace». Ahora, cambia el permiso o desactiva el uso compartido de enlaces.

Paso 3: Para revocar el permiso de un individuo, haz clic en Avanzado en el cuadro emergente de arriba.

Paso 4: Utilizar las opciones disponibles para revocar o cambiar el permiso.

Aplicaciones móviles

Paso 1: Abre el archivo compartido y toca el icono de tres puntos de la parte superior. Selecciona Compartir y exportar en el menú.

Paso 2: Si quieres desactivar la compartición de enlaces, toca la palanca que está junto a Compartir enlaces. Para ver quién tiene acceso a los archivos y para cambiar el permiso, toca en Compartir.

Paso 3: Toca los iconos disponibles en «Quién tiene acceso» en la parte inferior.

¿Compartir un archivo o una carpeta da acceso a todos los demás archivos y carpetas

?

No. Los demás sólo pueden acceder al archivo o a la carpeta que usted comparte. En el caso de una carpeta, todos los archivos dentro de ella también se compartirán.

Identificar los archivos compartidos

Aunque no hay una pantalla dedicada para ver todos los archivos que ha compartido con otros, puede identificar dichos archivos por el icono compartido visible junto a ellos.

Buscar archivos compartidos conmigo

Afortunadamente, dispondrá de un lugar dedicado para ver todos los archivos compartidos con usted. En el escritorio, haga clic en la opción Compartido conmigo en el lado izquierdo.

En las aplicaciones para móviles, toque el icono Compartir en la parte inferior.

El permiso correcto

Al combinar diferentes configuraciones y permisos de uso compartido, puedes utilizar Google Drive de varias maneras. Sin embargo, ten cuidado al conceder los permisos y los derechos de uso compartido, ya que cualquiera puede hacer un uso indebido de los datos. Una vez más, cualquier persona con permiso de edición puede compartir los archivos con otras personas. Por lo tanto, limítalo a personas de confianza.

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