Evernote vs. Notion: Cuál debe elegir

Las aplicaciones tradicionales de toma de notas como Evernote están atascadas en una rutina. Mientras tanto, los nuevos servicios buscan cambiar el juego por completo. Las antiguas aplicaciones de toma de notas apenas tienen nada nuevo que ofrecer, y es ahí donde los desarrolladores de las nuevas están aprovechando la oportunidad. En cierto modo, se está redefiniendo la forma en que las típicas aplicaciones de toma de notas podrían funcionar de forma diferente.

El Paper está desarrollado por una de las plataformas de almacenamiento en la nube más populares – Dropbox. Se inspira en el minimalismo y ofrece una forma sencilla de tomar notas con un enfoque de «bare-bones».

Notion es otra aplicación para tomar notas que tiene una base de usuarios que crece gradualmente. The Notion se inspira en aplicaciones como Trello, Wikipedia y CRM para ofrecer una forma de tomar notas en formato de bloques. Un concepto simple que permite mover diferentes tipos de contenido dentro de una sola nota.

Veamos cómo estas dos nuevas aplicaciones de notas están buscando cambiar el mundo, ayudando a los individuos y a las empresas a ser más productivos y menos confusos.

1. Interfaz minimalista y funcional

Cuando lances Notion por primera vez, te ofrecerá la posibilidad de importar datos de muchos servicios como Trello, CSV, Word, Asana, Evernote, y también de Dropbox Paper. Esto me dice cuán flexible es Notion y qué es todo lo que puedes lograr con esta aplicación.

Notion funciona en bloques. Puede crear un bloque para cualquier cosa como texto, tareas, audio, video, fórmulas y más. Dependiendo de su selección, Notion le permitirá introducir valores. Es versátil y puede manejar todo tipo de datos. Hay ejemplos de usuarios en la web que lo usan para mantener cuentas, crear tablas ordenables (como Excel) y escribir artículos.

Este diseño tipo Wiki le permitirá crear su diseño con una multitud de opciones para elegir. Casi como un constructor de sitios web de arrastrar y soltar pero para la gestión de proyectos.

Al igual que Notion, Paper también adopta un enfoque minimalista con un documento en blanco en el que se puede escribir, añadir medios, crear listas y tareas de forma fácil y rápida.

Algunas opciones como el formato son visibles sólo cuando se necesitan, es decir, cuando se selecciona el texto. También puede utilizar los atajos de teclado. Cada nota, Paper los llama documentos, se almacena en carpetas. Piensa en la estructura de carpetas de Windows o Google Drive aquí.

Notion toma como referencia a Evernote y proporciona una estructura similar a un silo en la barra lateral que puede utilizarse para saltar entre notas y proyectos. También facilita la tarea de etiquetar/vincular otras notas o bloques. Evernote es mucho más difícil de navegar y se pierde fácilmente. Con Notion, puede crear columnas de notas una al lado de la otra para replicar el sistema Kanban popularizado por Trello.

2. Anotar, clasificar, administrar

Para las diferentes necesidades, la gente trabaja con una variedad de archivos como texto, imágenes, vídeos y audios, tablas, listas de comprobación, calendario y fechas, etc. Me sorprende ver cómo Notion puede manejar todo tipo de datos en una sola interfaz que no esté desordenada.

En la captura de pantalla anterior, puede ver una tabla de datos que puede ordenar de la forma que desee, al igual que en Google Sheets. También puede utilizar fórmulas aquí para realizar cálculos simples.

Puedes adjuntar cualquier cosa como mapas de Google, audio, video, imágenes, Google Docs y Sheets y archivos SoundCloud. Estoy bastante seguro de que va a incrustar un montón de otras cosas también.

Paper llevará las cosas un paso más allá en lo que respecta a la incorporación de enlaces y también te permitirá trabajar con Spotify, Last.fm, Google Docs y Sheets, archivos PDF, vídeos de YouTube, y la lista continúa.

No se pueden crear tablas clasificables y reproducir el diseño estilo Kanban en Evernote porque no hay bloques. Sólo un documento en blanco que le permitirá introducir datos en el tradicional orden de arriba a abajo. Por lo tanto, cualquier cosa que agregue va debajo de la entrada anterior a diferencia de la Noción donde puede ingresar cualquier cosa lado a lado.

3. Compartir y colaborar

Evernote facilita el compartir documentos con otros con el clic de un botón. Puedes controlar lo que tus compañeros pueden hacer una vez que tienen acceso al documento/carpeta. Haz clic en el botón Invitar para iniciar el proceso.

Puede elegir compartir el documento sólo con los invitados o con cualquiera que tenga el enlace. A continuación, puede decidir si esos usuarios sólo pueden ver y comentar los elementos individuales o si también pueden editar el documento. Más adelante podrá revocar este acceso. El documento está más orientado a los profesionales y usuarios de negocios que necesitan un entorno escalable, seguro y de colaboración para trabajar en problemas juntos.

La Noción tiene un plan gratuito y otros tres que comienzan con individuos, equipos y usuarios empresariales. La Noción no sólo le permitirá invitar a individuos a su equipo para que vean o vean y editen las notas, sino que también controlará los bloques individuales. Hay más opciones de permisos disponibles como Puede editar pero no compartir con otros, Puede leer y Puede comentar.

Tanto Notion como Evernote le permitirán asignar tareas individuales a otros miembros del equipo. De hecho, puede asignar prácticamente cualquier elemento dentro de una nota/documento a cualquiera que utilice la función de comentarios. Simplemente usa @ antes de escribir nombres.

Notion tiene como objetivo los propósitos personales y de negocios. Hay un grupo de estudiantes que están usando Notion para gestionar sus proyectos de clase.

4. Plataforma y precios

Evernote está construido para ser una herramienta sólo para la web con aplicaciones móviles para Android e iOS. Es totalmente gratuito y sin ningún tipo de restricción. Paper también soporta el historial de versiones, lo cual es genial.

Notion proporciona aplicaciones de escritorio para Windows y Mac, además de una interfaz web y aplicaciones móviles. Tiene un plan gratuito que permite crear hasta 1.000 bloques sin límite de miembros, pero con un límite de tamaño de archivo de 5 MB. El plan personal le costará $4/mes por un miembro y sin límite de nada más. El plan de equipo costará $8 por miembro y viene con historial de versiones y soporte de prioridad. El plan para empresas costará $16 por miembro.

Evernote vs. Notion

Evernote es ideal para los usuarios de negocios que buscan una plataforma para compartir y colaborar. Sin embargo, otros usuarios también pueden aprovechar al máximo Evernote para crear documentos multimedia. Notion es la hermana más potente de Evernote con un concepto modular que permite construir bloques uno sobre otro.

También puede crear, clasificar y gestionar bases de datos completas con Notion, y la vista de la barra lateral es más útil que el almacenamiento de todo en carpetas. Notion es adecuado tanto para el personal como para los profesionales, con planes separados para todos, y reemplaza fácilmente bastantes aplicaciones.

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