Cómo crear y administrar reglas en el correo web de Outlook 365

La gestión del correo electrónico es una tarea ardua. Desde responder a los correos electrónicos a tiempo y añadir recordatorios a los correos electrónicos esenciales, hay muchas cosas que compiten por nuestra atención. Además, una horda de correos electrónicos de spam ensuciando la bandeja de entrada se suma al dolor de cabeza. Al final, un buzón de correo desorganizado dificulta la búsqueda de correos electrónicos importantes.

Sí, la gestión del correo electrónico es un negocio difícil, pero afortunadamente, se puede simplificar a través de reglas. Outlook 365 Webmail admite una variedad de reglas que le permiten reenviar correos electrónicos a una carpeta determinada. Puede eliminar inmediatamente los mensajes de correo electrónico de un remitente específico. Suena bien, ¿verdad?

Antes de comenzar, repasemos rápidamente cómo funcionan las reglas del correo electrónico.

Cómo funcionan las reglas

Las reglas son la manera de lograr una bandeja de entrada limpia y organizada. Una regla típica consiste en un desencadenante, una acción y una excepción. Una vez que se activa la regla, se inicia una acción como eliminar el correo electrónico, añadirlo a una carpeta o reenviarlo a otra cuenta.

Cuando se trata de reglas, Outlook 365 tiene muchas opciones, tanto de acciones como de condiciones. Puede hacer coincidir el asunto, seleccionar una dirección en particular o elegir manualmente el nombre del remitente.

Y lo mejor es que puedes añadir tantas condiciones como quieras. Todo lo que tiene que hacer es seleccionar las condiciones adecuadas.

Lo mismo ocurre con las acciones: las opciones son muchas. Así que, todo lo que tienes que hacer es hacer la regla, seleccionar la condición para procesar más reglas, y luego ¡bingo!

Ahora que hemos establecido cómo funcionan las reglas, veamos cómo crearlas.

Cómo crear reglas en Outlook 365

Paso 1 : Abra Outlook y haga clic en el icono Configuración en la esquina superior derecha. A continuación, haz clic en Ver toda la configuración de Outlook en la parte inferior.

Paso 2: Seleccione Correo electrónico en el panel izquierdo y luego elija Reglas. Ahora, pulse sobre la opción Añadir nuevas reglas y dé un nombre a la nueva regla.

Si está seleccionando las condiciones de People, deberá introducir las direcciones correctas. En cuanto a los temas, tendrás que añadir las palabras clave exactas.

Paso 3: Una vez que se ha centrado en la condición, es hora de añadir la acción. La acción constituye lo que te gustaría hacer con los correos electrónicos que cumplen las condiciones anteriores.

En este momento, el webmail de Outlook 365 le permite reenviar, eliminar, fijar correos electrónicos, entre muchos otros.

Paso 4 : ¿Quiere que la regla de correo electrónico no se active a veces? En caso afirmativo, haga clic en Añadir una excepción e introduzca la condición requerida.

A continuación, haga clic en Guardar. Allí, usted ha creado una regla de correo electrónico.

Nota : A diferencia de otros clientes de correo electrónico como Gmail, se aplica una nueva regla de correo electrónico a los mensajes recibidos después de crear la regla. No funcionará con mensajes antiguos.

Cuándo utilizar la regla de detener el procesamiento de más?

Debe haber notado la casilla de verificación Detener el procesamiento de más reglas al crearlas. Esta opción se aplica si tiene varias reglas en su bandeja de entrada que podrían aplicarse a un solo mensaje.

Por ejemplo, digamos que tienes una regla A que mueve todos los boletines a una carpeta llamada GT NL, y otra regla B que reenvía todos los correos electrónicos con la palabra clave «Android» a tu cuenta de correo electrónico secundaria.

En este escenario, no querría que la Regla B se ejecutara después de que la Regla A se ejecutara con éxito. Es entonces cuando aparece la opción Detener el procesamiento de más reglas. Una vez que cumple una condición específica, impide que se ejecuten más reglas.

Para ello, hay que asegurarse de que la prioridad de las normas se establezca en consecuencia, como veremos en el siguiente punto.

Edición y administración de reglas en Outlook 365

En Outlook 365, las reglas se ejecutan según el orden de la tabla. Afortunadamente, la orden no es permanente y puede modificar la prioridad.

Para ello, haga clic en las flechas Arriba y Abajo. Para editar una regla, haga clic en el icono Editar y realice las modificaciones. No te olvides de salvarlos!

Consejos de bonificación: Administración inteligente de correos electrónicos

1. Barrido de correos electrónicos

El barrido es otra manera de llegar a una bandeja de entrada más limpia. Al igual que Reglas, ésta te permite eliminar automáticamente todo el correo electrónico de un remitente en particular.

No sólo borra los correos electrónicos. Puede optar por eliminar los correos electrónicos o mantener el último correo electrónico de la cadena.

Barrer un correo electrónico es súper fácil. Sólo tienes que abrir el correo que te molesta y pulsar sobre el icono Barrer en la parte superior.

A continuación, seleccione las opciones en el menú desplegable. La segunda es la mejor ya que crea una regla automáticamente. Una vez hecho esto, pulse Guardar.

Nota : Opción de barrido en las carpetas Elementos enviados, Borradores, Correo no deseado y Elementos eliminados.

2. Bloquear remitentes y dominios

Aparte de lo anterior, puede bloquear ciertos remitentes y dominios por completo. Simplemente diríjase a la sección Correo no deseado, haga clic en Agregar e introduzca las direcciones de correo electrónico o el nombre de dominio.

Al mismo tiempo, también puede añadir remitentes y dominios seguros. Esta opción se asegura de que los correos electrónicos importantes (o los correos electrónicos de personas importantes) no terminen en la papelera.

Simplemente pulse sobre Añadir y añada el nombre de dominio o las direcciones de correo electrónico.

Hola, Buzón de Entrada Inteligente!

Bueno, así es como puedes crear y administrar reglas, y mantener tu bandeja de entrada limpia de todo el desorden sin sentido. Después de todo, no podemos permitirnos perdernos los correos electrónicos importantes, ¿verdad?

Si está utilizando alguna regla interesante que desee compartir, menciónela en la sección de comentarios a continuación.

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