Si trabajas frecuentemente en procesadores de texto como Google Docs o Zoho Writer, entonces debes saber que crear un documento perfecto suele implicar mucha reescritura desde cero. Ya sea añadiendo nuevas frases o corrigiendo los defectos anteriores. La situación es relativamente fácil si trabajas solo en un documento.
Sin embargo, si está colaborando con los miembros de su equipo, es importante que sepa cómo racionalizar la experiencia. Después de todo, no querrás que tus colegas trabajen y vuelvan a trabajar en el mismo bloque una y otra vez.
Afortunadamente, Zoho Docs (escritor) viene con una ingeniosa opción que le permite bloquear una cierta parte del documento mientras colabora con otros. Por lo tanto, en este post de hoy, exploraremos cómo bloquear el Zoho Writer durante la colaboración y otras características avanzadas.
Tabla de contenidos
Cómo bloquear el contenido seleccionado para la colaboración
Paso 1: Una vez que hayas completado tu parte del documento, haz clic en el botón Revisar en la parte superior.
Paso 2: A continuación, selecciona el fragmento de texto que quieres bloquear. Haz clic en el pequeño icono de Bloqueo en la parte superior y elige Bloquear el contenido seleccionado, y eso es todo.
Ahora, cada vez que alguien de su grupo compartido haga clic en ese bloque de texto, verá un pequeño icono de bloqueo y un mensaje que dice: «El contenido ha sido bloqueado por …» para su edición.
Nota : Las funciones de colaboración están disponibles sólo para los propietarios de los documentos. Para configurar los copropietarios, haga clic en Compartir y dé los derechos de copropietario a los usuarios.
Cómo permitir la edición para una persona específica
Sin embargo, todos sabemos que trabajar en el mismo documento con otros no es necesariamente un trabajo en blanco y negro. Hay veces en las que se desea que un bloque de texto sea editado sólo por un determinado miembro de su equipo. En situaciones como ésta, seguramente no querrás redactar otro correo electrónico detallando quién editará qué sección y lo que le gusta.
Es entonces cuando se utilizan las funciones avanzadas del Grabador de Zoho. Para habilitarla, vaya al modo de revisión y haga clic en el icono de bloqueo. A continuación, seleccione en las Opciones avanzadas.
Ahora, agregue la dirección de correo electrónico de la persona a la que desea dar el permiso exclusivo y pulse el botón de bloqueo. Eso es todo!
Cool Tip : El bloqueo de contenido no seleccionado funciona como una herramienta de selección inversa. Se selecciona una porción del texto que no se quiere editar y luego se selecciona la segunda opción. El resto se encargará de ello Zoho Writer.
Cómo enmascarar el texto
Nuevamente, si eres el dueño de un documento y quieres editar o enmascarar un determinado bloque de texto, Zoho Writer te permite hacer incluso eso. Es muy útil cuando tiene que agregar información sensible y no quiere que todos en su equipo la lean.
Sin embargo, Mask no funciona como la mayoría de las herramientas, lo que significa que no puede seleccionar un fragmento de texto y luego enmascararlo. En su lugar, tienes que hacer clic en el icono y luego introducir los datos.
Paso 1: La herramienta para esta tarea es Mask, denotada por el pequeño icono del ojo en la parte superior. Coloca el cursor donde quieras añadir el texto y haz clic en él. Esto agregará un cuadro de texto denotado por líneas punteadas.
Paso 2 : Ahora, añade el texto, y eso es todo.
Mientras que usted podrá ver el texto de color gris, otros colaboradores verán las líneas señaladas con asteriscos. Sí, como en esas viejas películas del FBI.
Cómo hacer una pausa en la colaboración en el escritor de Zoho
Afortunadamente, el proceso para detener la colaboración es un paseo por el parque. Simplemente cambie al modo de revisión y haga clic en conmutar para Pausar la colaboración en la parte superior.
Cuando termine, verá una advertencia en la parte superior de que ninguno de sus colaboradores podrá editar el documento. Por otro lado, los colaboradores verán que el documento es revisado por uno de los miembros de su equipo.
Propietario 
Visualizador
De esta manera, la próxima vez que vea el documento, sabrá qué hacer, en lugar de hacer clic en diferentes botones y herramientas.
Consejos y trucos para el escritor de Zoho Bonus
1. Cómo ver el historial de documentos
Cuando se colabora a menudo en un solo documento, es esencial que se sepa quién hizo los cambios y cuándo. Por suerte para nosotros, Zoho Writer viene con una ingeniosa función de Historial de vistas. Con ella, no sólo puedes ver quién hizo los cambios, sino que también puedes ver las últimas adiciones a una versión. Además, también puedes comparar las diferentes versiones, si es necesario.
Paso 1 : Haga clic en el icono Ver historial en la parte superior (indicado por el reloj de arena). De nuevo, lo encontrarás en el modo de revisión.
Paso 2 : Ahora, esto mostrará las diferentes versiones en el panel derecho. Haz clic en el botón Comparar versiones en la parte superior, para comparar bien las versiones.
Para ver las últimas adiciones, haga clic en el botón Ver lo que ha cambiado y seleccione el tiempo. Todas las nuevas adiciones de texto junto con los saltos de línea serán resaltados.
2. 2. Seguimiento de los cambios
Aunque Writer tiene algunas capacidades serias de rastreo, a veces, se vuelve demasiado engorroso revisar cada una de ellas. Si eres una persona que necesita revisar los cambios de forma súper urgente, la mejor opción es activar la función de seguimiento de cambios.
Como ya habrán adivinado, destaca todos los cambios recientes. Y depende del propietario aceptar o rechazar estos cambios.
Para habilitar los cambios de pista, cambie el botón en la parte superior. Los miembros del equipo verán que el botón verde se ilumina en la parte superior.
Verá el nombre y el momento en que se hace cualquier cambio. Hasta el más pequeño salto de línea se registra en este modo. Como propietario, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en los resaltados y aceptar/rechazar los cambios.
Una vez hecho esto, el texto tomará el color de texto por defecto.
3. 3. Utilice las notificaciones de correo electrónico integradas
¿Desea anunciar algunos cambios nuevos en relación con su documento compartido? No es necesario escribir un correo electrónico separado. En su lugar, Zoho Writer le permite notificarlos a través de la opción de correo electrónico desde dentro de la herramienta.
Haga clic en el pequeño icono de la Carta en la parte superior. Los nombres de los colaboradores se añadirán automáticamente. Sólo tiene que añadir el asunto y el cuerpo y pulsar el botón Enviar.
Colaborar de forma inteligente
Atrás quedaron los días en que había que confiar en los reenvíos de correo electrónico para colaborar en un documento. Los servicios de procesamiento de textos como Google Docs y Zoho Writer eliminan la frustración gracias a sus funciones de colaboración inteligente. Te ayudan a realizar un seguimiento de los cambios y te permiten agilizar tu trabajo y ahorrar tiempo en el proceso.
